Ogni domenica una parola del nostro mestiere, spiegata a chi fa impresa. Si comincia da quella che sentite più spesso, e che quasi nessuno definisce.
Cosa vuol dire
Un gestionale è un programma che tiene in un posto solo i dati con cui la vostra azienda lavora ogni giorno — clienti, fornitori, ordini, magazzino, commesse — e che conosce le regole con cui quei dati si muovono: un ordine diventa una bolla, una bolla diventa una fattura, un pezzo che esce dal magazzino scala la giacenza.
La parola viene da «gestire», e dice esattamente questo: non archivia soltanto, fa girare il lavoro. La differenza fra un archivio e un gestionale è che il secondo sa cosa succede dopo.
Cosa non è
Non è Excel. Un foglio di calcolo tiene i numeri che ci scrivete e fa i conti che gli chiedete. Non sa che il cliente della riga 12 è lo stesso della riga 40, e non vi ferma se scrivete un prezzo con uno zero in più. Il gestionale ha un’anagrafica sola per ogni cliente, e regole che rifiutano un dato impossibile.
Non è il sito. Il sito è la vetrina, rivolta a chi sta fuori. Il gestionale è il retrobottega, e lo usano quelli di dentro. I due possono parlarsi — un ordine dal sito che entra nel gestionale — ma sono due cose diverse.
Non è una app. Una app è un modo di usare qualcosa dal telefono. Un gestionale può avere una app, per esempio per chi sta in cantiere o in consegna; ma la app senza il gestionale dietro è un taccuino.
Non è per forza grande. «ERP» è il nome che i gestionali prendono nelle aziende con centinaia di persone, e porta con sé mesi di installazione. Un gestionale per venti persone può essere una cosa piccola, con tre funzioni che fanno bene tre cose.
Come si riconosce in azienda
Fatevi una domanda: quando arriva un ordine, quante volte lo scrivete? Se la risposta è «una», e da quella volta nascono da soli la conferma, la bolla, la fattura e lo scarico di magazzino, avete un gestionale. Se la risposta è «tre o quattro, in programmi diversi», avete dei programmi, ma non un gestionale: il lavoro di collegarli lo fa una persona.
Molte aziende hanno un programma di fatturazione e lo chiamano gestionale. Fattura bene, ma non sa niente del magazzino, delle commesse o dei preventivi. Non è un errore: è solo una parola usata più larga di quello che copre.
Un esempio
Un’impresa edile con dodici persone fa i preventivi in Word, tiene i cantieri in un foglio, ordina i materiali per telefono e fattura con un programma comprato. Ognuna di queste cose funziona. Insieme, chiedono a una persona di ricopiare lo stesso cantiere in quattro posti, e quando un preventivo cambia, tre copie restano vecchie. Un gestionale è il posto dove quel cantiere esiste una volta sola.
Da lunedì
Prendete un ordine qualunque della settimana scorsa e seguite il suo percorso: dove è stato scritto, dove è stato ricopiato, chi lo ha ricopiato. Contate i passaggi. Quel numero è la misura di quanto vi manca un gestionale, e vale più di qualunque definizione. Se volete guardarlo insieme a noi, il check-up digitale serve a questo; se invece vi chiedete quando Excel basta ancora, ne abbiamo scritto.
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