La brochure dei servizi

Il primo passo è togliere il lavoro che qualcuno fa due volte. Toglierlo costa quasi sempre meno di quello che vi aspettate.

Non è che in azienda non ci siano computer. È che ogni informazione viene scritta più volte: una sul foglio del magazzino, una nel gestionale, una nella mail al cliente che chiede a che punto è l’ordine. Nessuno di questi passaggi è difficile. Sono tutti brevi. Sommati fanno una persona a tempo pieno.

E il gestionale che usate vi obbliga a lavorare come dice lui. I dati vivono in tre posti diversi: un foglio Excel aggiornato da una persona sola, il gestionale comprato anni fa, e la memoria di chi c’è da più tempo. Ogni preventivo si riscrive a mano. Ogni fine mese qualcuno perde due giorni a incrociare numeri che dovrebbero già tornare.

Digitalizzare, qui, non vuol dire cambiare tutto. Vuol dire prendere il lavoro che vi costa di più — quasi sempre i preventivi, o le bolle, o le telefonate sullo stato dell’ordine — e farlo diventare un passaggio solo invece di tanti. Poi il lavoro successivo. Il modo che funziona è cominciare da una cosa piccola, non dal «sistema nuovo».

Con un software su misura, è lui a lavorare come dite voi: si costruiscono i moduli (le parti aggiunte a una vostra applicazione costruita da noi) e i processi che vi servono (controlli, integrazioni, report, modifiche), secondo un piano scritto insieme. Niente schermate che non aprireste mai, niente licenze per funzioni che non usereste. E siccome i dati finiscono in un posto solo, i numeri per decidere smettono di essere un lavoro di fine mese e diventano un cruscotto: una pagina che si aggiorna da sola.

Un progetto grande deciso tutto all’inizio è un salto nel buio. Qui si costruisce un’applicazione, un modulo, un processo alla volta: prima di cominciare si scrive cosa si fa e cosa no, e a ogni tappa vedete qualcosa che funziona. Lo studio è piccolo, e non lo nascondiamo: un nuovo lavoro grande lo prendiamo quando possiamo seguirlo davvero, e se non è il momento ve lo diciamo subito invece di farvi aspettare.

Lavoriamo nell’Alto Salento e nelle province di Brindisi e Taranto, e l’ufficio è a Francavilla Fontana: siamo vicini, e un intervento in azienda, quando serve, si scrive nel preventivo.

AI e automazione

Ogni azienda ha un lavoro che non è di nessuno: leggere. Fatture estere in venti formati diversi, DDT da confrontare con l’ordine, capitolati di cento pagine in cui bisogna trovare una clausola, mail di richieste da smistare. È lavoro che non compare in nessuna procedura scritta, e che qualcuno fa comunque: ore ogni giorno, spesso in più di un ufficio, e nessuno sa dire quante.

È qui che l’AI vale i soldi che costa, e quasi solo qui. Non nel chatbot che risponde ai clienti sul sito: nel togliere a una persona il compito di leggere. Il resto, per adesso, è quasi sempre più costoso di quanto renda — e quando è così ve lo diciamo.

C’è una regola che teniamo ferma: prima di firmare, misuriamo su una decina di documenti veri quanti la macchina ne legge bene e quanti ne sbaglia. Un numero, scritto. Nessuno dovrebbe comprare automazione sulla fiducia, e chi la vende sulla fiducia di solito sa perché.

Sicurezza e infrastruttura

I sistemi non si rompono di colpo. Si consumano: un componente del programma che nessuno aggiorna, un certificato di sicurezza che scade di sabato, un disco che si riempie, un backup che c’è ma che nessuno ha mai provato a ripristinare, un accesso di chi non lavora più in azienda da due anni. Poi un martedì mattina si ferma qualcosa, e si scopre che l’ultima persona che sapeva com’era fatto se n’è andata.

Questo lavoro è il contrario di quel martedì. Non è un prodotto di sicurezza da installare: è qualcuno che guarda quelle stesse cose e le sistema prima, e che quando lo chiamate sa già com’è fatto il vostro sistema perché ci ha già messo mano. Di solito si comincia da un programma e dalla macchina su cui gira — anche il server nell’armadio del retro — che nessuno guarda da un anno; se la macchina ha già qualcuno che se ne occupa, si prende in carico il solo programma.

Vale anche — anzi, soprattutto — per il software che ha scritto qualcun altro. Non serve rifare niente per essere seguiti: si comincia leggendo cosa c’è.

La formazione aziendale ha un problema noto: si esce dall’aula soddisfatti e il lunedì non cambia niente. Di solito perché gli esempi erano di un’altra azienda, e adattarli alla propria è un lavoro che nessuno ha tempo di fare.

Per questo, qui ogni giornata si prepara prima, sui vostri documenti e sui vostri casi. Se il tema è l’AI, si lavora sui vostri documenti, come le fatture estere. Se il tema è la sicurezza, si parte da come gestite oggi password e accessi — ed è un momento scomodo e utile. Se il tema è l’automazione, si guarda quale dei lavori che fate a mano si può togliere di mezzo per primo. Se la giornata è per chi sviluppa, si lavora sul vostro codice.

Il metro è uno: la settimana dopo, qualcuno deve aver fatto qualcosa di diverso. Se non succede, la giornata è stata intrattenimento.