«Su misura», detto di un abito, vuol dire una cosa precisa: cucito sulle vostre misure e non su quelle di tutti. Costa più di un abito in vetrina, e non sempre serve. Detto di un software vuol dire la stessa cosa, e la domanda è la stessa: le vostre misure sono davvero diverse da quelle degli altri?
Per molte cose no. Per alcune sì, e sono quelle che vi fanno perdere tempo ogni giorno. Questo articolo serve a distinguerle, con tre domande e qualche esempio preso dalle aziende del territorio.
Prima domanda: quanto del vostro lavoro è uguale a quello di tutti?
La contabilità, la fatturazione elettronica, le buste paga, la posta: sono uguali per un frantoio, un’impresa edile e uno studio tecnico. Per queste cose esistono programmi già pronti, provati da migliaia di aziende, e costruirne uno apposta sarebbe come farsi cucire una camicia bianca: si può, ma non ha senso.
La regola è semplice. Dove il vostro lavoro è come quello di tutti, comprate. Non c’è niente da inventare, e un programma pronto costa meno e arriva prima.
Seconda domanda: cosa fate a mano perché il programma non lo prevede?
Qui cominciano le differenze. Un’azienda agroalimentare che deve tracciare ogni lotto dal campo al pallet, con regole che cambiano da cliente a cliente. Un’impresa edile che fa preventivi a corpo e a misura sullo stesso cantiere. Un’officina che deve sapere, per ogni commessa, quali pezzi ha ordinato e quali sono arrivati.
I programmi pronti fanno l’ottanta per cento di queste cose. Il venti per cento che manca lo fa una persona, a mano, con un foglio a parte: e quel foglio, dopo un anno, è il vero gestionale dell’azienda. Se vi riconoscete, avete già la risposta: il pezzo che manca è ciò che va costruito su misura. Non tutto il resto.
Terza domanda: dal software passano i soldi di chi sta fuori?
Un portale dove i clienti ordinano e pagano, un abbonamento, un negozio online costruito da zero: quando dal programma passa un incasso, il programma è un pezzo dell’azienda e non uno strumento dell’ufficio. Va progettato come tale, con i controlli, la sicurezza e le regole di chi lo usa da fuori. È il caso in cui il su misura non è una comodità: è il prodotto stesso.
Quando vi diremo di no
Ci sono tre casi in cui un software su misura non conviene, e ve lo diciamo prima di cominciare.
- Esiste già. Se quello che vi serve lo fa un programma pronto al novanta per cento, prendete quello e sistemate il dieci che manca. Costruire da capo ciò che esiste è la spesa più facile da evitare.
- Lo usa una persona sola. Un programma che serve a una persona per un’attività circoscritta è un foglio di calcolo ben fatto. Ne abbiamo scritto a proposito di Excel: non sempre serve altro.
- Il processo non è ancora chiaro. Se non sapete descrivere, passo per passo, come lavorate oggi, il software non lo può indovinare. Prima si mette ordine nei processi, e questo è un lavoro di digitalizzazione, non di programmazione.
Quando invece conviene
Conviene quando le tre domande danno la stessa risposta: il vostro modo di lavorare è diverso da quello degli altri in un punto preciso, quel punto vi costa ore ogni settimana, e da lì passano i vostri clienti o i vostri soldi. In quel caso un programma costruito sulle vostre misure non è un lusso: è la scelta più economica, perché smette di farvi pagare il lavoro a mano ogni mese.
Un esempio concreto. Un’azienda che imbottiglia olio riceve ordini da venti clienti con venti formati di etichetta diversi. Il programma pronto gestisce ordini e fatture; le etichette le prepara una persona, una per una. Un modulo su misura che legge l’ordine e stampa l’etichetta giusta è un lavoro piccolo, e da quel giorno quella persona fa altro.
Un’ultima cosa: il software su misura si mantiene
Un abito su misura torna dal sarto per sistemare l’orlo. Un programma su misura va tenuto aggiornato: cambiano le norme, cambiano i sistemi con cui parla, cambia la vostra azienda. Chi ve lo costruisce deve dirvi prima chi lo tiene in vita dopo, e a quali condizioni. Se non lo dice, chiedeteglielo.
Da dove cominciare
Dalle tre domande, che potete farvi da soli in un pomeriggio. Se la risposta è «ci riconosciamo», il passo dopo è il check-up digitale gratuito: un’ora da voi in azienda o nel nostro ufficio di Francavilla Fontana, per guardare insieme come lavorate e dirvi, per iscritto, cosa costruire su misura, cosa comprare e cosa lasciare com’è. Se la risposta è «per ora va bene così», ve lo scriveremo lo stesso.
Su Digitalizzazione Imprese trovate cosa comprende e per chi è; il prezzo, dice la stessa pagina, «lo diamo con un preventivo scritto, dopo il check-up o un primo contatto, e lo sapete prima di cominciare».
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