La mail delle sei del mattino dice «Backup completato». La dice da due anni, tutte le mattine, e nessuno la apre più: è finita in una cartella che si guarda quando c’è tempo, cioè mai. Il giorno in cui serve davvero, quella mail è l’unica cosa che avete, e non è una prova.
Un backup che gira non è un backup che funziona. Fra le due cose c’è una sola verifica, e si può fare in un pomeriggio.
La prova, in una frase
Prendete la copia di stanotte. Rimettetela su una macchina che non è quella di partenza. Aprite quello che ci trovate e controllate che sia l’azienda di ieri sera.
Questo è il ripristino, ed è l’unica cosa che distingue una copia da un file. Tutto il resto — il disco nuovo, il servizio pagato, la luce verde sul programma — dice che qualcosa è stato scritto da qualche parte. Non dice che si riapre, non dice che è completo, e non dice quanto è vecchio.
Perché una copia che gira può non funzionare
I modi in cui un backup fallisce in silenzio sono sempre gli stessi, e nessuno di loro accende una spia rossa.
Copia qualcosa, ma non tutto. Il programma è stato configurato quando l’azienda aveva un gestionale e una cartella condivisa. Poi sono arrivati il programma del magazzino, la cartella del commerciale sul portatile, la casella di posta con dieci anni di ordini. Nessuno ha aggiornato l’elenco di cosa salvare, e quelle cose non sono in nessuna copia.
Copia i file, ma non il database. È il caso più insidioso. Un gestionale tiene i dati in un database, e un database aperto copiato come se fosse un file può risultare illeggibile proprio quando lo riaprite. Serve che il backup lo fermi per tutta la copia, o che gli chieda una copia coerente. Dall’esterno si vede lo stesso file, della stessa dimensione, e sembra tutto a posto.
È fermo da settimane. Il disco esterno si è scollegato, la password del servizio è scaduta, il programma si è aggiornato e ha perso la configurazione.
Le tre domande
Da fare a chi vi tiene i computer — l’azienda esterna, il consulente, il nipote bravo con la tecnologia. Le risposte sono la vostra prova.
- Cosa entra nella copia, esattamente? Non «tutto»: l’elenco. Quali macchine, quali cartelle, quali database, la posta sì o no. Confrontatelo con i programmi che usate oggi, non con quelli di quando è stato installato.
- Quanto è vecchia la copia più recente, e quante ne tenete indietro? Una sola copia sovrascritta ogni notte vi protegge da un disco rotto e non da un errore scoperto giovedì per qualcosa successo lunedì: la copia buona è già stata coperta da tre copie cattive.
- Dove sta la copia, e quando è stata riaperta l’ultima volta? Sono le due domande della domenica, e restano le più importanti: una copia che un ransomware può raggiungere, o che nessuno ha mai ripristinato, non è ancora un backup.
Come si fa la prova, senza fermare l’azienda
Non serve rimettere tutto al suo posto, e non si fa sul sistema vero. Si prende la copia e la si riapre da un’altra parte — un computer di scorta, una macchina virtuale, lo spazio di prova del fornitore — e si guardano tre cose.
Che si apra. Il file della copia si legge davvero, senza errori, fino in fondo.
Che sia completo. Aprite il gestionale ripristinato e cercate l’ultimo documento di ieri: l’ultima fattura, l’ultimo ordine, l’ultimo movimento di magazzino. Se c’è, la copia arriva fino a ieri sera. Se l’ultimo documento è di tre settimane fa, sapete quando il backup si è fermato.
Che sia usabile. Un archivio che si riapre ma che nessuno sa rimettere in produzione allunga il fermo di giorni. Segnatevi quanto tempo ci avete messo a fare la prova: quello è il tempo, ottimistico, che ci vorrebbe il giorno vero.
Le due misure che escono da qui sono le uniche che contano davvero quando si parla di backup: quanto lavoro perdete (la distanza fra l’ultima copia e il guasto) e quanto restate fermi (il tempo per tornare operativi). Sono due numeri che decidete voi, non il fornitore: c’è chi può permettersi di perdere una giornata di documenti e chi no, e la copia costa in funzione di quella risposta.
Ogni quanto
Una prova all’anno è il minimo per un’azienda piccola con un gestionale solo. Due volte l’anno è la cadenza ragionevole; comunque sempre dopo un cambiamento: un programma nuovo, un server sostituito, un passaggio al cloud, un fornitore che cambia. Sono esattamente i momenti in cui l’elenco di cosa salvare smette di somigliare all’azienda.
Scrivete la data dell’ultima prova su un foglio solo, insieme a chi l’ha fatta e a cosa è stato ripristinato. Due righe. Sono le due righe che il giorno brutto vi dicono se potete stare tranquilli.
Da dove cominciare
Da un documento. Prendete l’ultima fattura emessa e provate a ritrovarla dentro il backup di stanotte, non nel gestionale. Se in mezz’ora ci riuscite, avete un backup. Se scoprite che non sapete nemmeno da dove si aprirebbe, avete scoperto la cosa più utile della settimana.
Cos’è un backup, e perché la cartella sincronizzata non lo è, l’abbiamo scritto nella rubrica della domenica: una copia da un’altra parte, e la prova che si riapre. Come li proviamo noi — ripristinandoli davvero su una copia separata, con la data dell’ultima prova scritta da qualche parte — è nella scheda Consulenza Imprese. Prima di firmare un contratto con noi guardiamo cosa c’è, backup compresi, e l’elenco che ne esce ve lo lasciamo comunque, anche se non se ne fa niente.
Il servizio collegato a questo articolo: Consulenza Imprese