Ogni domenica una parola del nostro mestiere, spiegata a chi fa impresa. Questa settimana due parole che in azienda si usano da anni, e un passaggio in mezzo che quasi nessuno ha mai visto.
Cosa vuol dire
La fattura elettronica non è una fattura mandata per email. È un file scritto in un formato che i programmi leggono — si chiama XML, ed è testo, non grafica — e soprattutto non viaggia dal fornitore al cliente: in mezzo c’è un sistema informatico, il Sistema di Interscambio, lo SdI, dell’Agenzia delle Entrate. Chi emette consegna il file allo SdI, lo SdI lo controlla, e se il controllo va bene lo recapita al destinatario. Il documento che conta è quel file: il PDF che stampate e allegate è una rappresentazione comoda da leggere, e per conto suo non è la fattura.
Il passaggio in mezzo cambia una cosa che pesa più di quanto sembri: l’esito non lo decidete voi. Fra l’invio e la consegna c’è un controllo automatico che può dire di sì o di no, e quel no ha un nome — lo scarto. Una fattura scartata, per lo SdI, non è mai arrivata da nessuna parte: va corretta e rimandata, e finché non lo è resta un buco che in contabilità si vede mesi dopo.
Cosa non è
Non è il PDF nella posta. Mandare al cliente il PDF della fattura è una cortesia, non un adempimento: se il file non è passato dallo SdI, quella fattura per l’amministrazione finanziaria non è stata emessa. Vale anche al contrario — un fornitore italiano che vi manda solo il PDF non vi ha ancora fatturato niente; quelli esteri sono un caso a parte, da chiedere al commercialista.
Non è «l’ho inviata, quindi è a posto». Lo SdI risponde sempre, e le risposte sono la parte che nessuno guarda: consegna avvenuta, mancata consegna, scarto. La mancata consegna non è un errore di chi emette — succede quando il canale del destinatario non riceve — ma qualcosa va comunque fatto. Lo scarto sì, ed è un errore che porta sempre un codice.
Non è la conservazione. Tenere i file nel computer, o dentro il programma che li ha emessi, non è la conservazione a norma: quella è un servizio a sé, con regole sue, e va verificato che qualcuno la stia facendo davvero, per le fatture emesse e per quelle ricevute. Chi la fa, e con quale contratto, è una domanda con una risposta precisa: se in azienda nessuno la sa, oggi non ce l’ha nessuno.
Non è una faccenda del solo commercialista. Cosa dice la norma per il vostro caso — regimi, esclusioni, scadenze — è competenza sua, e lì la domanda va fatta a lui. Ma il codice destinatario sbagliato, la ricevuta che nessuno apre e il file che non parte nascono in azienda, dentro il programma con cui emettete.
Come si riconosce in azienda
Una domanda sola, e si risponde in un minuto: chi guarda le ricevute dello SdI, e ogni quanto? «Le guarda il programma» va bene soltanto se qualcuno guarda il programma. La seconda: da quanti programmi partono le vostre fatture, e le ricevute di ognuno dove arrivano?
Un esempio
Un’officina meccanica del Brindisino — immaginaria, come tutti gli esempi di questa rubrica — fattura a privati e a due concessionarie. Le fatture alle concessionarie partono dal gestionale, quelle ai privati da un portale che usa solo l’amministrazione. Per un intero periodo un codice destinatario sbagliato ha fatto scartare le fatture di una delle due: lo SdI rispondeva ogni volta, ma rispondeva in una casella di posta aperta anni prima per la registrazione, che nessuno apriva più. Il buco è saltato fuori quando la concessionaria ha chiesto perché non arrivava niente. Nessun programma era rotto: mancava la persona che legge le risposte.
Da lunedì
Chiedete a chi emette le fatture di mostrarvi sullo schermo dove arrivano le ricevute dello SdI, chi le apre e cosa succede quando una dice «scarto». Se serve più di un minuto, quello è il primo processo da sistemare. Nella scheda Digitalizzazione Imprese la fatturazione si sistema come ogni altro processo, uno alla volta; se non sapete da quale processo cominciare, il check-up digitale serve a questo.
Il servizio collegato a questo articolo: Digitalizzazione Imprese